Ввод и редактирование данных в Excel. Реферат: Ввод и редактирование данных в Excel

ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В MICROSOFT EXCEL

1. Ввод данных

Все данные, которые вводятся в таблицу Microsoft Excel, размещаются и хранятся в ячейках. Каждая ячейка может вместить до 255 символов. В Excel используется два типа данных: константы и формулы. Константы включают в себя текст, числовые значения, включая дату и время, которые при вводе отображаются в ячейке таблицы и области ввода строки формул (рис. 1). Причем в одной ячейке может находиться либо число, либо текст, но не число и текст вместе. Формулы задают алгоритм вычислений, результаты которых отображаются в ячейках, а сама же формула, по которой происходит вычисление результата, – в области ввода строки формул (рис. 2).

Рис. 1. Константа в ячейке таблицы.

Рис. 2. Отображение формулы в таблице.

Чтобы ввести данные в ячейку надо выделить ее, а затем начать ввод, нажимая необходимые символы на клавиатуре. Причем, ввод десятичных дробей осуществляется со знаком «запятая» между целой и дробной частями числа.

Данные можно вводить непосредственно в ячейку рабочего листа или в область ввода строки формул. При этом вводимая информация отображается одновременно в этих двух местах. Для завершения ввода данных в ячейку следует выполнить одно из действий:

1) нажать клавиши Enter или Tab;

2) щелкнуть на кнопке ввода строки формул;

3) нажать одну из клавиш управления курсором.

По умолчанию Microsoft Excel задает одинаковую ширину всех столбцов таблицы. Поэтому при вводе больших чисел и длинного текста последние символы либо "исчезают" (если соседняя ячейка заполнена) (ячейка В13 на рис. 3), или "наползают" на соседнюю ячейку (если она пуста) (ячейка Е6 на рис. 3). Но при этом введенное данное находится в ячейке и полностью отображается в строке формул. В таких случаях следует изменить ширину столбца (высоту строки) автоматически или вручную.

Кроме того, в ячейке могут отобразится данные #####, если она содержит число, которое не помещается в столбце. Чтобы увидеть это число, надо увеличить ширину столбца.

Рис. 3. Отображение "длинных" данных в таблице.

Для автоматического изменения ширины столбца необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой, и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши.

Для изменения ширины столбца (высоты строки) вручную необходимо поместить указатель мыши на правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) так, чтобы он принял вид крестика с двунаправленной стрелкой (рис. 4) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащить правую границу заголовка столбца (нижнюю границу заголовка строки) на новое место.

Рис. 4. Изменение ширины столбца вручную.

При этом во всплывающей подсказке будет выводиться

устанавливаемая ширина столбца. Она показывает среднее число знаков цифр 0-9, набранных шрифтом, установленным по умолчанию, которое помещается в ячейке, а также ширину столбца в пикселях).

Для того чтобы изменить ширину сразу нескольких столбцов надо выделить столбцы, ширину которых требуется изменить, а затем перетащить правую границу заголовка любого выделенного столбца. Аналогичным образом можно изменить высоту сразу нескольких строк.

2. Ускоренный ввод данных

В Microsoft Excel ввод данных можно облегчить с помощью средств Автозавершение, Выбор из списка и Автозаполнение, а также используя маркер заполнения.

Средство Автозавершение завершает ввод текстовых данных вместо пользователя. По мере ввода символов в ячейку Автозавершение проверяет все ячейки столбца, начиная с текущей и заканчивая первой пустой ячейкой. Если

оно обнаружит в столбце элемент данных, начинающийся с введенных символов, то оставшиеся символы будут введены автоматически по найденному образцу.

Предположим, что в столбце есть последовательность текстовых данных, например названия городов: Киев, Кишинев, Кисловодск. Первые две буквы у них одинаковые. При вводе в новую ячейку столбца первых трех букв Киш средство Автозавершение вставит слово Кишинев (рис. 5). Если надо ввести другое слово, то нужно продолжить ввод оставшихся символов. Если надо ввести именно слово Кишинев, нужно нажать Enter. Средство Автозавершение очень облегчает ввод больших массивов текстовых данных, особенно в случаях, когда различия в словах начинаются со второй или третьей буквы.

Рис. 5. Средство Автозавершение.

Средство Автозавершение не работает с числовыми значениями.

Средство Выбор из списка применяется, если пользователь знает, что необходимый текст уже введен в одну из ячеек данного столбца. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на активной ячейке и из контекстного меню выбрать пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Под активной ячейкой раскроется список, в котором будут представлены все введенные в этот столбец текстовые данные (рис. 6). Пользователь должен щелкнуть левой кнопкой мыши на том элементе списка, который необходимо поместить в активную ячейку.

Рис. 5. Средство Выбор из списка.

Средство Выбор из списка, как и средство Автозавершение, работает

только с содержимым ячеек столбца неразделенных пустыми ячейками и не работает с числовыми значениями.

Для того чтобы заполнить ячейки строки или столбца повторяющимися значениями, можно воспользоваться заполнением с помощью маркера заполнения (черный квадрат в правом нижнем углу ячейки_ (рис. 7).

Рис. 7. Маркер заполнения.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1) ввести в ячейку значение, которым требуется заполнить строку или столбец;

2) снова выделить эту ячейку;

3) подвести указатель мыши к маркеру заполнения, так чтобы указатель мыши принял вид черного крестика;

4) удерживая нажатой левую кнопку мыши, протащить указатель, принявший вид крестика, по нужным ячейкам строки (столбца) (рис. 8).

Для заполнения ячеек строки ли столбца последовательностью чисел, в которой каждое следующее число отличается от предыдущего на одно и то же значение (арифметической прогрессией) можно:

1) ввести в ячейку значение первого члена арифметической прогрессии;

2) ввести в соседнюю ячейку строки или столбца второй член арифметической прогрессии;

3) выделить обе ячейки;

4) удерживая левую кнопку мыши, протащить маркер заполнения вправо (если надо заполнить ячейки строки) или вниз (если нужно заполнить ячейки столбца) (рис. 9)

Рис. 9. Заполнение ячеек столбца значениями арифметической прогрессии с помощью маркера заполнения.

Также для задания прогрессии, можно воспользоваться кнопкой Заполнить группы Редактирование вкладки Главная и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.

Microsoft Excel позволяет вводить в таблицу часто повторяющиеся списки с помощью средства Автозаполнение . После установки Microsoft Excel уже содержит списки дней недели и месяцев. В одних из них их элементами являются полные слова, а в других – общепринятые сокращения:

- Январь, Февраль, Март, …, Декабрь;

- Янв, Фев, Мар, …, Дек;

- Понедельник, Вторник, Среда, …, Воскресенье

Пн, Вт, Ср, …, Вс.

Чтобы автоматически ввести один из этих списков, следует:

1) ввести в ячейку первый элемент списка;

2) выделить эту ячейку;

3) удерживая нажатой левую кнопку мыши протащить маркер заполнения вправо или вниз (рис. 10).

Рис. 10. Средство Автозаполнение.

Если надо использовать собственные, не встроенные списки, то пользователь может назначить их для автозаполнения. Для этого необходимо:

3) в открывшемся диалоговом окне Списки в поле Списки выбрать элемент Новый список;

4) щелкнуть в поле Элементы списка и ввести свой список, используя клавишу Enter для разделения элементов списка (рис. 11);

5) задав последний элемент списка, щелкнуть на кнопке Ок.

Рис. 11. Создание собственного списка автозаполнения.

Новый список автозаполнения можно создать и на основе уже введенного

в таблицу списка значений:

1) выделить диапазон ячеек, содержащий список;

2) в меню кнопки Office щелкнуть на кнопке Параметры Excel;

3) в открывшемся диалоговом окне Параметры Excel в разделе Основные щелкнуть на кнопке Изменить списки;

4) в открывшемся диалоговом окне Списки щелкнуть на кнопке Импорт.

5) щелкнуть на кнопке Ок.

Рис. 12. Создание списка автозаполнения на основе уже введенного в таблицу списка значений.

3. Редактирование данных

Данные, вводимые в ячейку Microsoft Excel, можно редактировать прямо при их вводе. Редактирование уже введенных данных можно осуществлять двумя способами – непосредственно в ячейке (для этого нужно перейти в режим редактирования) или используя область ввода строки формул. Для перехода в режим редактирования можно либо дважды щелкнуть на ячейке, либо нажать клавишу F2. Для редактирования данных с помощью строки формул, необходимо выделить ячейку и один раз щелкнуть в области ввода строки формул. Редактирование данных в ячейке осуществляется аналогично редактированию текста в Microsoft Word. Для удаления символа, расположенного слева от курсора используют клавишу Backspace, а для удаления символа, расположенного справа от курсора – Delete. При вводе и

Создание новой книги
Открытие книги
Сохранение книги
Закрытие книги
Режимы просмотра книги

Выделение элементов таблицы

Копирование данных
Перемещение данных
Удаление данных

Отмена операций

Типы данных

Со структурой окна электронных таблиц мы разобрались, приступим к тому, как вводятся и редактируются данные. В рабочей книге может содержаться произвольное число рабочих листов, в свою очередь, каждый рабочий лист представляет собой рабочее поле, которое состоит из ячеек. В ячейке могут находиться данные одного из трех типов:

число;
текст;
формула (будет рассмотрено в отдельной лекции).

Число . Числовые значения выражают различные количественные соотношения данных определенного типа. Для того чтобы ввести число в ячейку, необходимо сделает ячейку активной, с помощью клавиатуры ввести нужное число, по завершению нажать клавишу Enter . Введенное число в ячейке автоматически выравнивается по правому краю. Числовыми значениями также являются даты и время. Чтобы установить эти форматы, нужно на вкладке Главная в группе Число выбрать команду Числовой формат и в открывающемся меню выбрать денежный/финансовый и т.д. (рис. 2.1).

Рис. 2.1 Открывающийся список меню Числовые форматы

Текст . Текст используется для обозначения числовых данных, заголовков столбцов, для ввода поясняющей информации о рабочей таблице. Текст, который начинается с числа, считается текстом.

Ввод текста в ячейку осуществляется по аналогии с числовыми значениями. Если ввести в ячейку длинный текст, то он, как правило, отображается в строке формул. Достигнув в этой строке правого края окна, символы переноситься на новую, и появляется небольшая полоса прокрутки. Также можно с помощью мыши сделать шире строку формул, потянув за ее нижний край (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Отображение текста в строке формул

Если ячейки, расположенные справа, пусты, MS Excel отобразит текст целиком, заполняя соседние ячейки. Если же соседняя ячейка не пуста, то программа отобразит столько символов текста, сколько возможно (весь текст по-прежнему находится в ячейке, но он не отображается). Чтобы разместить текст в одной ячейке, нужно либо расширить столбец, либо с помощью команды Перенос текста в группе Выравнивание вкладки Главная разместить текст в несколько строк.

Операции с книгами

Создание новой книги

Для создания новой книги следует щелкнуть по кнопке Office и выбрать команду Создать . В появившемся диалоговом окне выбрать Новая книга (Рис. 2.3), а затем нажать кнопку Создать или щелкнуть два раза по значку Новая книга . В результате на Панели задач

появляется кнопка с названием нового файла (Книга 1). Если создано несколько книг, то с помощью Панели задач можно легко переключаться с одной книги на другую.

Рис. 2.3 Диалоговое окно «Создание книги»

Открытие книги

Для открытия существующего документа необходимо нажать кнопку Office и выбрать команду Открыть , после чего откроется диалоговое окно Открытие документа . В поле Папка выбирается папка, в которой расположен нужный документ, затем двойным щелчком левой кнопки мыши открывается нужный файл или выделяется файл и нажимается кнопка Открыть .

Примечание. По умолчанию в поле списка выводятся только файлы, созданные в программе MS Excel . Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать в поле Тип файлов тип нужного расширения или Все файлы .

Сохранение книги

Для сохранения книги необходимо вызывать команду Сохранить / Сохранить как , нажав на кнопку Office .

При первом сохранении появится диалоговое окно Сохранение документа (Рис.2.4). В поле Папка указывается папка, в которую необходимо сохранить книгу. В поле Имя файла – вводится имя книги (по умолчанию название файла – Книга № ). В поле Тип файла – формат, в котором будет сохранен документ (если это необходимо). Подтверждается сохранение нажатием кнопки Сохранить .

Рис. 2.4 Диалоговое окно «Сохранение документа»

Примечание . На имена файлов накладываются ограничения: длина имени файла не может превышать 254 символов; в имени можно использовать русские, латинские буквы, цифры, символы, кроме / \ < > ? * :

При повторном и последующих сохранении книги нужно нажать кнопку Office и выбрать команду Сохранить , при этом диалоговое окно Сохранение документа не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле и под тем же именем. Чтобы сохранить эту же книгу под другим именем или в другой папке, следует выбрать команду Сохранить как . Книги Microsoft Excel 2007 имеют расширение xlsх .

Закрытие книги

Для закрытия книги необходимо выбрать в меню Файл команду Выход из Excel или нажать кнопку Закрыть в строке заголовка окна.

Режимы просмотра книги

MS Excel позволяет работать с таблицами в нескольких режимах просмотра:

Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций, в том числе заполнения таблиц).
Разметка страниц – удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой, то есть показывает как будет выглядеть документ после печати. Просматриваются границы страниц, колонтитулы.
Страничный режим – предварительный просмотр разрывов страниц перед печатью, то есть в этом режиме разделение страниц отображаются синими линиями, перетягивая которую можно изменять размеры страницы.
Во весь экран – рабочее поле отображается на весь экран, скрывается лента вкладок, чтобы вернуть ее обратно нужно нажать кнопку Esc .

Для перехода между режимами можно воспользоваться командами вкладки Вид .

Выделение элементов таблицы

Многие команды MS Excel требуют выделения элементов таблицы (ячейка, строка, столбец), которые могут быть задействованы в различных командах.

Для того чтобы выделить одну ячейку, т.е. сделать ее активной, достаточно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши.

Для выделения других элементов таблицы следует использовать следующие способы выделения:

выделение нескольких ячеек : сделать активной ячейку, с которой начинается выделение, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель мыши в противоположный угол выделяемой области;
выделение большого числа элементов таблицы Shift и, не отпуская ее, щелкнуть мышью в противоположном углу выделяемой области;
выделение несмежных элементов таблицы : сделать активной ячейку, с которой начинается выделение, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, продолжить выделение других элементов с помощью левой кнопки мыши;
выделение целой строки : щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру строки или активизировать любую ячейку строки и нажать Shift + клавиша Пробел ;
выделение целого столбца : щелкнуть левой кнопкой мыши по названию столбца или активизировать любую ячейку столбца и нажать Ctrl + клавиша Пробел ;
выделение всей таблицы : щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке, расположенной над цифрой 1 в левом углу рабочего листа или нажать Ctrl + A (Ф ).

Заполнение и редактирование ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и отобразятся в строке формул. Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо:

сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть по ней левой кнопкой мыши;
в ячейке появится текстовый курсор, который можно передвигать клавишами управления курсором;
внести изменения;
выйти из режима редактирования, нажав на клавишу Enter .

Внимание ! Перед выполнением любой команды MS Excel следует завершить работу с ячейкой, т. е. выйти из режима ввода или редактирования.

Копирование данных

1 способ

Выбрать команду Копировать из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню (вокруг выделенного диапазона появится мигающая рамка).
Установить курсор в первую ячейку той области листа, куда требуется скопировать информацию.
Выбрать команду Вставить из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню.

2 способ

Выделить диапазон, который требуется скопировать.
Удерживая нажатой клавишу Ctrl , переместить указателем мыши выделенный диапазон в новую область рабочего листа.

Перемещение данных

1 способ

Выбрать команду Вырезать из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню (вокруг выделенного дапазона появится мигающая рамка).
Установить курсор в первую ячейку той области листа, куда требуется переместить информацию.
Выбрать команду Вставить из группы Буфер обмена вкладки Главная или из контекстного меню.

2 способ

Выделить диапазон, который требуется переместить.
Поместить указатель мыши на рамку выделенного диапазона.
Перетащить указателем мыши выделенный диапазон в новую область рабочего листа.

Удаление данных

Для того чтобы полностью заменить данные ячейки достаточно сделать ее активной и ввести новые данные (новые данные заменяют старые). Для удаления содержимого ячейки или диапазона необходимо выделить область и нажать клавишу Delete .

Отмена операций

Для отмены последней операции над данными необходимо на панели быстрого доступа выбрать команду Отменить ввод (Ctrl+Z) . Если щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции, выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует на панели быстрого доступа выбрать команду Вернуть .

Действия над элементами таблицы

Вставка столбцов, строк и ячеек

При необходимости можно вставить столбцы, строки и ячейки в созданную таблицу. При вставке существующие данные сдвигаются.

Вставка столбца : щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца (выделить столбец), слева от которого нужно вставить новый. В контекстном меню выбрать команду Вставить (не путайте с командой Вставить , которая добавляет фрагменты из буфера обмена). Существующие данные сдвинутся вправо. Так же можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная Вставить столбцы на лист .

Вставка строки : щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку строки (выделит строку), выше которой нужно вставить новую. В контекстном меню выбрать команду Вставить (не путайте с командой Вставить , которая добавляет фрагменты из буфера обмена). Существующие данные сдвинутся вниз. Так же можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная . При нажатии на кнопку появится меню, в котором нужно выбрать Вставить строки на лист .

Вставка ячеек : выделить ячейку или диапазон ячеек, где должны появиться новые ячейки. В контекстном меню выбрать команду Вставить… . В появившемся окне Добавление ячеек выбрать как нужно вставить ячейки со сдвигом вправо или вниз. Также можно воспользоваться командой Вставить из группы Ячейки вкладки Главная . При нажатии на кнопку появится меню, в котором нужно выбрать Вставить ячейки .

Удаление столбцов, строк и ячеек

Выделить полностью строки, столбцы или ячейки, содержащие данные, которые требуется удалить. На вкладке Главная в группе Ячейки выбрать команды Удалить и, нажав на кнопку , выбрать нужную команду. Существующие данные переместятся. Также можно в контекстном меню выбрать команду Удалить , а затем в появившемся диалоговом окне Удаление ячеек указать, что требуется удалить – ячейку, строку, столбец.

Изменение ширины столбцов и высоты строк

Изменение ширины столбцов : установить указатель мыши на границе заголовков столбцов (указатель примет вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, задать ширину столбца. Также можно воспользоваться контекстным меню, для этого щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать команду Ширина столбца

Изменение высоты строк: установить указатель мыши на границе нумерации строк (указатель примет вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, задать высоту строки. Также можно воспользоваться контекстным меню, для этого щелкнуть правой кнопкой мыши по номеру строки и выбрать команду Высота строки , в появившемся диалоговом окне задать нужное значение.

Примечание . Если данные не помещаются в строку или столбец, можно их автоматически выронить. Для этого достаточно щелкнуть два раза левой кнопкой мыши на границе столбцов / строк в области их обозначения (название столбцов или нумерация строк).

Задания для самостоятельной работы

1. Запустите программу MS Excel .

2. Переименуйте Лист1 в Данные .

3. Добавьте новый лист и переместите его в конец рабочей книги.

4. На Листе 2 оформите таблицу по образцу (задайте нужную ширину столбцов):

5. Добавьте в таблицу первую строку и внесите в нее название таблицы «Оптимальное потребление кальция »

6. Скопируйте первый столбец таблицы (диапазон ячеек А2:А12) на лист 2.

7. Сохраните данный файл в папке Мои документы под именем Потребление кальция .

8. Закройте программу.

В таблице используются столбцы (256) и строки (65536).

Строки пронумерованы от 1 до 65536, столбцы помечаются латинскими буквами от А до Z, и комбинациями букв АА, АВ,..., IV. Элемент, находящийся на пересечении столбца и строки называется ячейкой . Прямоугольная область таблицы называется блоком (диапазоном, интервалом) ячеек. Она задается адресами верхней левой и правой нижней ячеек блока, перечисленными через двоеточие. Адрес ячейки - это номер столбца и строки. Используется в формулах (в виде относительной, абсолютной или смешанной ссылки), а также для быстрого перемещения по таблице.

Содержимым ячейки может быть:

число (целое со знаком или без (-345), дробное с фиксированной точкой (253,62) или с плавающей точкой (2,5362е+2));

Формат ячейки - формат чисел, шрифт, цвет символов, вид рамки, цвет фона, выравнивание по границам ячейки, защита ячейки.

Имя - используется как замена абсолютного адреса ячейки для использования его в формулах.

Например, назначив ячейке С3 имя “Произведение” в ячейку D3 можно поместить формулу: =Произведение/3 (вместо формулы =С3/3). В этом случае при копировании формулы адрес ячейки меняться не будет.

Ввод и редактирование данных

Основными объектами, над которыми производятся действия в электронных таблицах, являются ячейки и блоки ячеек.

БЛОК - одна ячейка, строка, столбец или любая прямоугольная область таблицы. Адрес блока задается так:

<адрес верхней левой ячейки> двоеточие <адрес правой нижней ячейки>

Примеры блоков: А1; А1:А9; В2:Z2; С3:Е8.

Рабочее поле таблицы включает в себя следующие элементы:

Рис.1. Окно Excel

ВВОД ДАННЫХ

Выделить ячейку.

Набрать данные.

Нажать .

В ячейку могут быть записаны данные следующего типа: ЧИСЛА; ФОРМУЛЫ; ТЕКСТ.

Различные способы редактирования и копирования данных

РЕДАКТИРОВАНИЕ

При вводе данных вы можете ошибиться и должны уметь исправлять ошибки. Конечно, Вы можете просто ввести в ячейку с ошибочными данными новое правильное значение, но если исправить требуется один - два символа, то целесообразнее отредактировать содержимое ячейки.

ПРАВИЛА РЕДАКТИРОВАНИЯ

Если ошибка допущена в тексте, то ее исправление сводится к тому, чтобы поставить текстовый курсор перед неправильно набранным символом и исправить его.

Если ошибка допущена при вводе числа, то так как компьютер не знает, что это ошибка, поэтому Excel автоматически пытается подобрать подходящий для данного изображения формат.

Например, вы хотели ввести число 410. Допущенные при вводе ошибке интерпретируются следующим образом:

Ошибочный ввод	Распознанный формат	Изображение на экране

Не пытайтесь исправить ошибку непосредственно в ячейке, вряд ли Вам это удастся, так как скрытый формат этой ячейки уже сформирован Вами. Поэтому нужно исправлять сначала формат ячейки на правильный с помощью меню ФОРМАТ / ЯЧЕЙКА / ЧИСЛО.

Если при вводе формул вы забыли поставить знак “=”, то все, что вы набрали запишется в клетку как текст. Если Вы поставили знак равенства, то компьютер распознал, что идет ввод формулы и не допустит записать формулу с ошибкой до тех пор, пока Вы ее не исправите.

Наиболее частые ошибки - это ввод адресов ячеек в режиме русских букв или ввод двух арифметических знаков подряд.

Вы помните, что при редактировании курсор ЭТ должен стоять на редактируемой ячейке.

Ввод данных

Текущая ячейка выделена серой рамкой называется селектор ячеек. Перемещение по рабочему листу осуществляется с помощью клавиш управления курсором: [стрелки] , , , либо щелчком мышью на любой другой ячейке.

В ячейку можно вводить:

текст – текст выравнивается по левой границе ячейки;

числа – цифры выравниваются по правой границе ячейки;

формулы – первый символ формулы знак «=», затем следуют адреса ячеек и арифметические действия.

Подтверждение ввода осуществляется:

клавишей ;

щелчком мышью в другой ячейке;

Отказ от ввода осуществляется:

клавишей ;

щелчком мышью на кнопке в строке формул.

Исправление содержимого ячейки

Для исправления во время заполнения ячейки, до того как ввод текста будет подтвержден, возможно воспользоваться клавишей . Если необходимо исправить уже подтвержденное содержимое ячейки, то надо выполнить двойной щелчок мышью на этой ячейки. При этом в ячейке появится мигающий вертикальный штрих – текстовый курсор , который позволит корректировать данные в ячейке.

Удаление содержимого ячейки

При необходимости удаления содержимого ячейки достаточно установить селектор ячеек на эту ячейку и нажать клавишу .

Форматирование данных

Под форматированием данных в ячейке понимается оформление содержимого ячейки или блока ячеек в различных режимах.

Основные режимы для оформления рабочих листов собраны в команде Формат – Ячейки… В появившемся диалоге находится ряд вкладок для выбора режима:

Число:

В диалоге справа находится список форматов, содержащий форматы: Числовой; Денежный; Дата; Текстовый и т.п.

Выравнивание:

В появившемся диалоге находится три группы режимов: Горизонтальное; Вертикальное; Ориентация . Каждый режим имеет ряд взаимоисключающих параметров. Кроме этого, имеется переключатель Переносить по словам , с его помощью можно заполнить ячейку текстом в несколько строк, причем внутри одной ячейки.

Шрифт:

В появившемся диалоге находятся поля с названием шрифта, начертанием и размером, а также некоторые эффекты.

Рамка:

Для начала необходимо выделить блок, в котором рисуют рамки. В диалоге находятся две группы режимов, позволяющих выбрать стиль и цвет линии, а также местоположение линии относительно выделенного блока.

Вид:

На этой вкладке выбираем заливку и узор выделенных ячеек.

Редактирование
данных

Вставка и удаление

Для того чтобы вставить новую ячейку , необходимо выделить ячейку, перед которой должна быть вставлена еще одна, и выбрать команду меню Вставка – Ячейки… (со сдвигом данных вправо или со сдвигом вниз).

Если необходимо вставить столбец ячеек, то выделить столбец, перед которым должен быть вставлен новый, и выбрать команду меню Вставка – Столбец или Вставка – Ячейки… (столбец). При этом формат ячеек вставленного столбца будет таким же, как и у ячеек выделенного столбца.

Для вставки строк выделяется строка, выше которой будет вставляться новая. Выбрать команду Вставка – Строки или Вставка – Ячейки… (строка). Соответственно вставленные строки перенимают формат выделенных.

Удалить весь столбец, строку или ячейку можно, используя команду меню Правда – Удалить…

Копирование и перемещение

Перемещение и копирование основано на использовании Буфера обмена . Копирование производится при помощи команд меню – Правка – Копировать и Вставить . Команда копировать выделенный блок копирует в буфер обмена. Далее
при использовании команды Вставить содержимое буфера может быть скопировано в любое место документа. Работа команды Вырезать аналогична работе команды Копировать с той лишь разницей, что команда Вырезать удаляет выделенный текст из документа и переносит его в буфер
обмена. На панели инструментов Стандартная находятся три соответствующие кнопки.

Аналогично с помощью мыши можно перемещать содержимое ячеек: указатель мыши на рамке селектора ячеек имеет форму своей обычной стрелки. Удерживая левую кнопку мыши, перетащить рамку на новое место. Перемещать можно как содержимое одной ячейки, так и содержимое блока ячеек. При нажатой клавише содержимое ячейки будет копироваться.

Копирование в смежные ячейки

Кроме этого, есть возможность копировать в смежные ячейки с помощью мыши: селектор ячеек в нижнем правом углу имеет утолщение в виде квадратика черного цвета. Указатель мыши на этом месте принимает вид черного знака плюс. Теперь, удерживая левую кнопку мыши, перетащить рамку на смежные ячейки. Тащить рамку можно только по горизонтали или по вертикали.

Задание 2

Разработать в текстовом процессоре Microsoft Word шаблон делового письма.

Деловое письмо

————————————————————————————————————————————————-

Задание 3

Разработать в табличном процессоре Microsoft Excel – Сводку об изменениях сумм вкладов в трех филиалах банка по дням одной недели.

Таблица 1 – Сводка об изменениях сумм вкладов в трех филиалах банка по дням одной недели

ФИО дата выполнения
Название банка	Название вклада	Процентная ставка	Сумма вклада	Сводка об изменениях сумм вкладов по дням одной недели
Название банка	Название вклада	Процентная ставка	Сумма вклада
Банк 1	Пенсионный	8,50%	15000	15003,5	15007	15010,5	15014	15017,5	15021	15024,5
	Кубышка	10,25%	15000	15004,2	15008,4	15012,6	15016,9	15021,1	15025,3	15029,5
	Агро-Хит	11,30%	15000	15004,6	15009,3	15013,9	15018,6	15023,2	15027,9	15032,5
Банк 2	Премиум	10,00%	15000	15004,1	15008,2	15012,3	15016,4	15020,6	15024,7	15028,8
	Сберегательный	7,50%	15000	15003,1	15006,2	15009,2	15012,3	15015,4	15018,5	15021,6
	Доверительный	13,75%	15000	15005,7	15011,3	15017	15022,6	15028,3	15033,9	15039,6
Банк 3	Путешествие	11,25%	15000	15004,6	15009,2	15013,9	15018,5	15023,1	15027,8	15032,4
	Копилка	13,00%	15000	15005,3	15010,7	15016	15021,4	15026,7	15032,1	15037,4
	Юбилейный	12,00%	15000	15004,9	15009,9	15014,8

Введение

Для пользователя Windows наибольший интерес представляют «мощные» приложения, которые в последнее время стали чрезвычайно популярны. К их числу относятся, прежде всего, текстовый процессор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access. Популярность этих программ особенно возросла с начавшимся в 1994 г. распространением русифицированной версии пакета MS Office.

Одной из самых оригинальных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы - разработчики программного обеспечения для персональных компьютеров создали свои версии табличных процессоров. Изних наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, SuperCalc фирмы Computer Associates, Multiplan фирмы Microsoft. Одним из лидеров в ряду электронных таблиц сегодня является табличный процессор MS Excel.

1. Ввод и редактирование данных

Можно вводить текст, числа или формулы в любую ячейку рабочего листа. Для этого выделяю ячейку и набираю с клавиатуры то, что нужно. Например, заголовки могут быть такими: « Составил», «Дата» и так далее. (См. рис. 1)

Рис. 1 (пример заголовков)

Заголовки в рабочих листах делают понятным содержание документа и облегчают его использование.

Все, что набирается на клавиатуре, появляется в текущей ячейке, и в строке формул. (См. рис. 2) Внести набранный текст в текущую ячейку можно, нажав клавишу ENTER или щелкнув мышью на другой ячейке. Отменить ввод данных можно клавишей ESC.

Рис. 2 (отображение данных в ячейке и в строке формул)

1 .1 Редактирование данных в ячейке

Данные можно редактировать несколькими способами:

1. Выделяю ячейку и, щелкнув на строке формул, редактирую данные в строке формул или редактирую данные прямо в ячейке.

2. Для редактирования данных в ячейке дважды щелкаю на ней, а затем, помещаю текстовый курсор на место, куда вношу изменения. Можете внести новую информацию или внести изменения.

3. Также можно, выделив ячейку нажать F2.

1 .2 Копирование и вставка содержимого ячеек

Команды «Копировать» и «Вставить» из меню «Правка» можно использовать для копирования содержимого и форматов выделенных ячеек в другую область рабочего листа с сохранением содержимого исходных ячеек. Команда «Копировать» обозначает копируемый диапазон подвижной рамкой. После указания области вставки команда «Вставить» помещает в нее копии ячеек. (См. рис. 3)

Рис. 3 (пример копирования данных)

Вместо выбора команды «Вставить» можно воспользоваться клавишей «Enter», но в этом случае можно вставить только одну копию. Нажатие «Enter» после выбора команды «Копировать» вставляет одну копию и затем удаляет копируемые ячейки из буфера обмена. Команда «Вставить» вставляет из копируемых ячеек все значения, форматы и примечания.

1 .3 Перемещение и копирование с помощью мыши

Чтобы быстро переместить ячейку или диапазон ячеек на новое место достаточно ее выделить и перетащить. Например:

Создаю новый документ («Файл» - «Создать»);

Перехожу на «Лист 1»;

В ячейку «А1» ввожу месяц, а в ячейку «А2»день недели;

Выделяю ячейки «А1», «А2»;

Устанавливаю указатель мыши на рамке, которая окружает ячейки «А1», «А2». Когда появляется указатель в виде стрелки, щелкаю на рамке и перетаскиваю ее к столбцу «С». Когда серая рамка окажется над ячейками «С1», «С2», отпускаю кнопку мыши.

С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца.

Маркер заполнения -этонебольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста.

Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки, нажимаю левую кнопку мыши, и перемещаю мышь в нужном направлении.

Устанавливаю указатель мыши в правый нижний угол обрамления ячейки «В1»;

Выделяю ячейку «В1», содержащую данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «В5». (См. рис. 4)

Рис. 4 (копирование данных с помощью маркера заполнения)

1 .4 Вставка и удаление ячеек, столбцов и строк. Удаление ячеек, столбцов и строк

Удаление ячеек, столбцов и строк

Для удаления ячеек из рабочего листа можно использовать команду «Удалить». В отличие от команды «Очистить», которая очищает форматы, содержимое или примечание в ячейке, но сами ячейки оставляет на своем месте, команда «Удалить» удаляет выделенную ячейку или диапазон из листа. Команда «Очистить» работает подобно ластику, а команда «Удалить» - как ножницы.

Выделяю столбец «С»(щелкнув на заголовке столбца), который следует удалить;

В меню «Правка» выбираю команду «Удалить».

Удаляю необходимые данные. (См. рис. 5)

Рис. 5 (Использование команды «Удалить ячейки»)

Вставка ячеек, столбцов и строк

Команды из меню «Вставка» можно использовать для добавления ячеек, столбцов и строк в рабочем листе.

Выделяю столбец «В» (щелкнув на заголовке столбца);

Выбираю команду «Столбцы» в меню «Вставка». Содержимое столбца «В» переместится в столбец «С», оставляя вставленный столбец «В» пустым и готовым для ввода новой информации. (См. рис. 6 (а, б))

Рис. 6 (а) (Использование команды «Вставить столбцы»)

Рис. 6 (б) (Использование команды «Вставить столбцы»)

Выделяю строку «3», над которой хочу вставить новую;

Выбираю в меню «Вставка» команду «Строки». (См. рис. 7 (а, б))

Рис. 7 (а) (Использование команды «Вставить строки»)

Рис. 7 (б) (Использование команды «Вставить строки»)

Выделяю диапазон ячеек «А2:В8»;

Выбираю в меню «Вставка» команду «Ячейки».

В появившемся диалоговом окне «Добавление ячеек» устанавливаю флажок на команде «ячейки, со сдвигом вправо». Нажимаю на копку «ОК».
(См. рис. 8 (а, б))

Рис. 8 (а) Рис. 8 (б)

Рис. 8 (а, б) (Использование команды «Вставка ячеек»)

1 .5 Создание списков и рядов при помощи Автозаполнения. Заполнение и создание рядов с помощью мыши

С помощью перетаскивания «маркера заполнения» ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения.

Маркер заполнения-этонебольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста. (См. рис. 9)

Рис. 9 (Маркер заполнения)

Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными (например, днями недели), зажимаю левую кнопку мыши и перемещаю мышь в нужном направлении.

Представляю несколько примеров рядов, созданных с использованием маркера заполнения на основе различных выделенных значений. Значения в столбце «А» ввел, а значения справа от столбца «А» получил с помощью автозаполнения с использованием маркера заполнения. Пример 1:

Создаю новый файл;

На «Листе 1», в ячейку «А1»ввожу данные - «01.01.01»;

Выделяю ячейку, содержащую данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «Н 1».(См. рис. 10)

Рис. 10 (Копирование данных с помощью маркера заполнения)

Столбцы «А»и «В» содержат значения с разными интервалами, а столбцы от «С» до «Н»показывают, как автозаполнение может экстраполировать ряд, основываясь на выделенном интервале, даже тогда, когда ячейки содержат одновременно текст и числа.

Создаю новый файл;

В ячейку «А1»ввожу «19:00», а в ячейку «В1» ввожу «19:30»;

Выделяю ячейки «А1», «В1», содержащие данные, которые необходимо скопировать;

Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «Н1».

Рис. 11 (Заполнение ячеек с помощью маркера заполнения)

При создании рядов я перетаскивал маркер заполнения вправо и значения возрастали. Но можно перетаскивать маркер заполнения вниз и значения будут возрастать. Можно также создать ряд с убывающими значениями, перетаскивая маркер заполнения вверх или влево. Пример 3:

Создаю новый файл;

Ввожу любые начальные значения в ячейку справа в конце диапазона, который хочу заполнить;

Перетаскиваю маркер заполнения назад в начало диапазона.

Рис. 12 (Заполнение ячеек с помощью маркера заполнения)

Однако можно задать и свои последовательности данных.

1 .6 Ввод ряда дат

Упорядоченный ряд дат в строке или столбце можно задать несколькими способами, но легче всего это можно сделать с помощью команды «Прогрессия». Пользуясь этой командой, можно создать ряды дат с шагом, кратным дню, неделе, месяцу или году.

В ячейку «С2»ввожу дату «01.04.02». Нажимаю «Enter». Возвращаюсь в ячейку «С2»;

Выполняю команду «Правка» «Заполнить» «Прогрессия». В открывшемся диалоговом окне «Прогрессия» в поле «Расположение» указываю «по столбцам».

В поле «Тип» указываю «Даты». В поле «Единицы» указываю «день». В поле «Шаг» указываю «1». В поле «Предельное значение» ввожу «07.04.02»; (См. рис. 13)

Рис. 13 (Использование команды «Прогрессия»)

Нажимаю кнопку «ОК». (См. рис. 14)

Рис. 14 (Ввод ряда дат с использование команды «Прогрессия»)

2 . Задание форматов границам и линиям

Для выделения заголовков, итогов, частей таблицы используют границы.

Выделяю диапазон ячеек «A1:G7»;

В меню «Формат» выбираю команду «Ячейки», а затем в открывшемся диалоговом окне «Формат ячеек» (См. рис. 15) перехожу к вкладке «Граница»;

Выбираю нужные границы, тип линий. Нажимаю «ОК». (См. рис. 16)

Рис. 15 (Диалоговое окно «Формат ячеек)

Рис. 16 (Результат применения границ)

2.1 Использование диагональных границ

Иногда возникает необходимость использовать левую верхнюю ячейку таблицы более эффективно, например, для одновременного отображения заголовка строки и столбца. В «Excel» с помощью диагональной границы, имеющейся на вкладке «Граница» диалогового окна «Формат ячеек», можно создать ячейку с двумя заголовками.

Для этого выполняю следующие действия:

Выделяю ячейку «А3»и ввожу примерно 13 пробелов;

Ввожу в ячейку «А3» «Экзамен №»,надпись для заголовков столбцов таблицы.

При нажатой клавише «Alt» дважды нажимаю «Enter», чтобы ввести в ячейку два разрыва строки;

Ввожу «Студент», надпись для заголовков строк таблицы;

Нажимаю клавишу «Enter»;

Снова выделяю эту ячейку, затем в меню «Формат» выбираю команду «Ячейки»;

На вкладке «Границы» выбираю тип линии и нажимаю кнопку с границей по диагонали вниз;

Перехожу на вкладку «Выравнивание» и устанавливаю флажок «Переносить по словам»;

Нажимаю кнопку ОК. (См. рис. 17)

Рис. 17 (Использование диагональных границ)

3 . Элементарные функции. Создание формул при помощи Мастера функций

Функции выполняют часто встречающиеся математические вычисления; выполняют стандартные вычисления и другие действия с данными, работая с формулами и значениями. Имена функций всегда заканчиваются скобками, например СУММ(), СРЗНАЧ()… Количество аргументов в функции может быть различным. Аргументы, если они есть, заключаются в скобки. Например функция СУУМ() вычисляет сумму любых значений, указанных в списке аргументов этой функции (СУММ (A1, B3, H4:J6, K7)).

Аргумент - это значение, над которым производит действие функция. Аргументы функции заключаются в скобки.

Функции можно вводить вручную, а можно использовать «Мастер функций».

Заключение

Я считаю, что каждый пользователь персонального компьютера должен уметь работать в электронной таблице Microsoft Excel. Эта программа предоставляет возможность работы с бухгалтерскими данными, позволяет быстро и правильно производить вычисления.

При написании работы, я старался раскрыть и описать основные принципы работы с электронным табличным процессором: ввод и редактирование данных, создание списков, задание форматов, использование функций и формул.

Используемая литература

1. С.В. Глушаков; Д.В. Ломотько; В.В. Мельников. «Работа в табличном процессоре» Учебный курс. Харьков «Фолио», Москва «Аст» 2001 г.

2. А.Ю. Гаевский «Информатика 7-11 кл. 2-е издание. Киев «Издательство АСК» 2004 г.

3. В.В. Федько; В.И. Плоткин «MS Office» Харьков издательство «Ранок», «Веста» 2003 г.

4. С.В. Глушаков; А.С. Сурядный «Персональный компьютер» Издание 5-е. Харьков «Фолио»

Подобные документы

Ввод, редактирование и форматирование данных в табличном редакторе Microsoft Excel, форматирование содержимого ячеек. Вычисления в таблицах Excel при помощи формул, абсолютные и относительные ссылки. Использование стандартных функций при создании формул.

контрольная работа , добавлен 05.07.2010

Запуск процессора Excel. Ввод и редактирование данных. Действия с рабочими книгами. Составление элементарных формул. Копирование формата в другую ячейку. Форматирование с помощью ленты Главная. Переупорядочивание содержимого ячеек. Экспресс-стили таблиц.

учебное пособие , добавлен 07.12.2010

Состав Microsoft Office. Windows: назначение и вызов контекстного меню. Создание списков, таблиц. Вставка рисунка в документ. Структура окна Excel. Редактирование содержимого ячейки. Основные элементы экрана Excel. Вставка содержимого графического файла.

реферат , добавлен 05.04.2014

Создание таблицы "Покупка товаров с предпраздничной скидкой". Понятие формулы и ссылки в Excel. Структура и категории функций, обращение к ним. Копирование, перемещение и редактирование формул, автозаполнение ячеек. Формирование текста функции в диалоге.

лабораторная работа , добавлен 15.11.2010

Основные функции и методы работы в табличном процессоре Microsoft Excel. Создание и редактирование простейших таблиц и диаграмм. Характеристика встроенных функций программы. Использование формул и правил введения, их комбинирование и редактирование.

курсовая работа , добавлен 08.06.2014

Ввод и редактирование формул. Создание абсолютной или смешанной ссылки. Режимы пересчета формул. Присвоение, изменение и удаление имен ячеек. Ссылки на листы и книги. Создание имен из заголовков строк или столбцов. Присвоение имен константам и формулам.

курсовая работа , добавлен 02.01.2012

Создание электронных таблиц в MS Excel, ввод формул при помощи мастера функций. Использование относительной и абсолютной ссылок в формулах. Логические функции в MS Excel. Построение диаграмм, графиков и поверхностей. Сортировка и фильтрация данных.

контрольная работа , добавлен 01.10.2011

Обработка текстовой информации на компьютере. Знакомство с текстовым процессором Microsoft Word. Создание, форматирование текстовых документов, выполнение операций с фрагментами текста. Копирование, перемещение, удаление. Создание и редактирование таблиц.

лабораторная работа , добавлен 19.12.2013

Общая характеристика и назначение табличного редактора Excel, оценка его преимуществ и возможностей. Правила работы с данным программным обеспечением, порядок ввода данных в ячейки. Редактирование данных в ячейке, ее автозавершение и автозаполнение.

реферат , добавлен 12.06.2011

Использование мастеров Word. Сохранение, закрытие, создание, редактирование документа. Ввод, добавление нового, удаление, выделение, копирование, выравнивание и перемещение текста. Проверка, печать документа. Дополнительные возможности. Создание таблицы.