Секреты Word. Создание собственного шаблона с полями для ввода текста
Чтобы создать в Word форму, которую смогут заполнять другие люди, начните с шаблона и добавьте к нему элементы управления содержимым. К таким элементам относятся, например, флажки, текстовые поля, элементы выбора даты и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.
Создание заполняемых форм начинается с шести основных шагов. Рассмотрим эти шаги по порядку.
Шаг 1. Отображение вкладки "Разработчик".
Шаг 2. Открытие шаблона или документа, на основе которого будет создана форма
Чтобы сэкономить время, за основу для формы можно взять шаблон. Если хотите начать с нуля, возьмите пустой шаблон.
Создание формы на основе шаблона
Щелкните вкладку Файл .
Щелкните Создать .
В поле Поиск шаблонов в сети введите тип формы, которую вы хотите создать, и нажмите клавишу ВВОД.
Щелкните шаблон формы, который вы хотите использовать, а затем нажмите кнопку Создать .
Использование пустого шаблона
Щелкните вкладку Файл .
Нажмите кнопку Создать .
Выберите Новый документ .
Шаг 3. Добавление содержимого в форму
На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора и вставьте нужные вам элементы управления.
Примечание: Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.
Вставка элемента управления текстом, куда пользователи могут вводить текст
В элементе управления содержимым "форматированный текст" пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым "обычный текст".
Вставка элемента управления "рисунок".
Элемент управления "рисунок" часто используется в шаблонах, однако его можно добавить и в форму.
Щелкните в том месте, где вы хотите вставить элемент управления.
На вкладке Разработчик щелкните Элемент управления содержимым "рисунок" .
Чтобы задать свойства элемента управления, см. .
Вставка элемента управления "стандартный блок"
Используйте стандартные блоки, когда хотите предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста. Например, эти элементы управления полезны, когда создается шаблон договора, в котором в зависимости от конкретных требований нужно добавить разные варианты стандартного текста. Вы можете создать для каждого варианта элемент управления содержимым "форматированный текст" и поместить их все в элемент управления "стандартный блок", который будет служить контейнером.
Элементы управления "стандартный блок" также можно использовать в формах.
Чтобы задать свойства элемента управления, см. .
Вставка поля со списком или раскрывающегося списка
В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.
Вставка элемента управления "выбор даты"
Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления "выбор даты".
На вкладке Разработчик щелкните Элемент управления содержимым "выбор даты" .
Чтобы задать свойства элемента управления, см. .
Вставка флажка
Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления "флажок".
На вкладке Разработчик щелкните Элемент управления содержимым "флажок" .
Чтобы задать свойства элемента управления, см. .
Шаг 4. Установка или изменение параметров элементов управления содержимым
У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, для элемента управления "Выбор даты" вы можете выбрать различные форматы отображения даты.
Щелкните элемент управления содержимым, который вы хотите изменить.
На вкладке Разработчик щелкните Свойства и измените свойства нужным вам образом.
Шаг 5. Добавление в форму пояснительного текста
Пояснительный текст может сделать форму, которую вы создаете и распространяете, более удобной в использовании. Пояснительный текст, который показывается по умолчанию в элементе управления содержимым, можно изменить.
На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора .
Щелкните элемент управления содержимым, у которого вы хотите изменить замещающий пояснительный текст.
Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.
На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора , чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.
Примечание: Не устанавливайте флажок Содержимое нельзя редактировать , если хотите, чтобы пользователи формы заменяли пояснительный текст своим собственным.
Шаг 6. Защита формы
Если вы хотите ограничить возможности редактирования или форматирования формы пользователями, воспользуйтесь командой Ограничить редактирование .
Откройте форму, которую хотите заблокировать или защитить.
Щелкните Главная > Выделить > Выделить все или нажмите сочетание клавиш CTRL+A.
Щелкните Разработчик > Ограничить редактирование .
После выбора ограничений нажмите кнопку Да, включить защиту .
Совет: При желании вы можете проверить форму, перед тем как распространять ее. Откройте и заполните форму, а затем сохраните ее копию в нужном месте.
В случае, если вам необходимо создать документ Word для заполнения другими людьми, например, создать анкету участника конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в ворде позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, да-нет вопросы и т. д.
Включение вкладки «Разработчик»
Прежде чем перейти к созданию формы в ворде , вам нужно активировать вкладку «Разработчик » на ленте. Для этого нажмите «Файл » --> «Параметры », чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Word ». Выберите «Настроить ленту », затем установите флажок для вкладки «Разработчик ».
Создание формы в Word - Параметры Word
Теперь на ленте появится вкладка «Разработчик ».
Создание формы в Word - Вкладка Разработчик
Добавление полей формы в ворде
Теперь мы готовы перейти к созданию формы в ворде . Для этого мы будем использовать разнообразные поля, которые будут являться составляющими нашей будущей формы для заполнения в ворде .
Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы «Элементы управления » на вкладке «Разработчик ». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.
Создание формы в Word - Элементы управления для создания формы в ворде
В документе появится тестовое поле:
Создание формы в Word - Текстовое поле
Вы можете добавить несколько типов полей для создания формы в ворде . Например, вы можете добавить флажок для выбора:
Создание формы в Word - Поле «флажок»
Или даже поле выбора даты:
Создание формы в Word - Поле для выбора даты
Настройка полей формы в ворде
Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде , вы можете включить «Режим конструктора » в группе «Элементы управления » на вкладке «Разработчик ».
Создание формы в Word - Режим конструктора
Затем вы можете изменить свойства для каждого поля вашей формы в ворде , включая текст, который будет отображаться в каждом поле. Если вы готовы потратить немного времени на настройку каждого поля, вы можете создать довольно прочную форму. Например, вы можете создать в своей форме заполнения собственный выпадающий список, как в приведенном ниже примере:
Создание формы в Word - Использование выпадающего списка в форме
В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде :
Создание формы в Word - Пример формы для заполнения в ворде
В этой статье мы рассмотрели основы создания формы в ворде . Теперь вы можете с легкостью создать собственную форму для заполнения в Microsoft Word.
Поля страницы в документе MS Word — это пустое пространство, расположенное по краям листа. Текстовое и графическое содержимое, а также прочие элементы (к примеру, таблицы и диаграммы) вставляются в область печати, которая располагается внутри полей. С изменением полей страницы в документе на каждой его странице изменяется и та область, в которой содержится текст и любое другое содержимое.
Чтобы изменить размеры полей в Ворде можно просто выбрать один из вариантов, доступных в программе по умолчанию. Также, можно создавать собственные поля и добавлять их в коллекцию, делая доступными для дальнейшего использования.
1. Перейдите во вкладку “Макет” (в более старых версиях программы этот раздел называется “Разметка страницы” ).
2. В группе “Параметры страницы” нажмите на кнопку “Поля” .
3. В развернувшемся списке выберите один из предложенных размеров полей.
Примечание: Если в текстовом документе, с которым вы работаете, содержится несколько разделов, выбранный вами размер полей будет применен исключительно к текущему разделу. Чтобы изменить размеры полей в нескольких или во всех разделах сразу, выделите их перед тем, как выбирать подходящий шаблон из арсенала MS Word.
Если вы хотите изменить поля страницы, которые установлены по умолчанию, выберите из доступного набора те, которые вам подходят, а затем в меню кнопки “Поля” выберите последний пункт — “Настраиваемые поля” .
В развернувшемся диалоговом окне выберите параметр “По умолчанию” , нажав на соответствующую кнопку, расположенную слева снизу.
Создание и изменение параметров полей страницы
1. Во вкладке “Макет” нажмите на кнопку “Поля” , расположенную в группе “Параметры страницы” .
2. В появившемся меню, где будет отображена коллекция доступных полей, выберите “Настраиваемые поля” .
3. Появится диалоговое окно “Параметры страницы” , в котором можно задать необходимые параметры размера полей.
Примечания и рекомендации касательно настройки и изменения параметров полей страницы
1. Если вы хотите изменить поля по умолчанию, то есть, те, которые будут применены ко всем создаваемым в Ворде документам, после выбора (или изменения) необходимых параметров снова нажмите кнопку “Поля” после чего в развернувшемся меню выберите “Настраиваемые поля” . В открывшемся диалоговом окне нажмите “По умолчанию” .
Внесенные вами изменения будут сохранены в качестве шаблона, на котором и будет базироваться документ. Это значит, что каждый созданный вами документ будет основан на данном шаблоне и иметь заданные вами размеры полей.
2. Для того, чтобы изменить размеры полей в части документа, выделите необходимый фрагмент с помощью мышки, откройте диалоговое окно “Параметры страницы” (описано выше) и введите необходимые значения. В поле “Применить” в разворачивающемся окошке выберите “К выделенному тексту” .
Примечание: Данное действие добавит автоматические разрывы разделов перед и после выделенного вами фрагмента. Если же документ уже был разбит на разделы, выделите нужные разделы или просто выберите тот, что вам нужен, и измените параметры его полей.
3. Большинство современных принтеров для корректной печати текстового документа нуждаются в определенных параметрах полей страницы, так как печатать до самого края листа они не могут. Если же вы установите слишком маленькие поля и попытаетесь распечатать документ или его часть, появится уведомление следующего содержания:
“Одно или несколько полей находятся вне области печати”
Чтобы исключить нежелательную обрезку краев, нажмите в появившемся предупреждение на кнопку “Исправить” — это позволит автоматически увеличить ширину полей. Если же вы проигнорируете это сообщение, при повторной попытке печати оно появится снова.
Примечание: Минимальные размеры допустимых полей для печати документа, в первую очередь, зависят от используемого принтера, размера бумаги и установленного на ПК сопутствующего ПО. С более детальной информацией вы можете ознакомиться в руководстве к своему принтеру.
Настройка разных размеров полей для четных и нечетных страниц
Для двусторонней печати текстового документа (к примеру, журнала или книги), необходимо настроить поля четных и нечетных страниц. В данном случае рекомендовано использовать параметр “Зеркальные поля” , выбрать который можно в меню “Поля” , расположенном в группе “Параметры страницы” .
При установке зеркальных полей для документа поля левой страницы зеркально отражают поля правой, то есть, внутренние и внешние поля таких страниц становятся одинаковыми.
Примечание: Если вы хотите изменить параметры зеркальных полей, выберите “Настраиваемые поля” в меню кнопки “Поля” , и задайте необходимые параметры “Внутри” и “Снаружи” .
Добавление полей переплета для брошюр
Документы, к которым после печати будет добавлен переплет (к примеру, брошюры), нуждаются в дополнительном пространстве на боковых, верхних или внутренних полях страницы. Именно эти места и будут использованы для переплета и являются гарантом того, что текстовое содержимое документа будет видимым и после его брошюровки.
1. Перейдите во вкладку “Макет” и нажмите на кнопку “Поля” , которая расположена в группе “Параметры страницы” .
2. В появившемся меню выберите пункт “Настраиваемые поля” .
3. Задайте необходимые параметры для переплета, указав его размер в соответствующем поле.
4. Выберите положение переплета: “Сверху” или “Слева” .
Примечание: Если в документе, с которым вы работаете, выбран один из следующих параметров полей — “Две страницы на листе” , “Брошюра” , “Зеркальные поля” , — поле “Положение переплета” в окне “Параметры страницы” будет недоступным, так как данный параметр в данном случае определяется автоматически.
Как просмотреть поля страницы?
В MS Word можно включить отображение в текстовом документе линии, которая соответствует границе текста.
1. Нажмите кнопку “Файл” и выберите там пункт “Параметры” .
2. Перейдите в раздел “Дополнительно” и установите галочку напротив пункта “Показывать границы текста” (группа “Показывать содержимое документа” ).
3. Поля страницы в документе будут отображены пунктирными линиями.
Примечание: Вы также можете просмотреть поля страницы в режиме просмотра документа “Разметка страницы” и/или “Веб-документ” (вкладка “Вид” , группа “Режимы” ). На печать отображаемые границы текста при этом не выводятся.
Как убрать поля страницы?
Убирать поля страниц в текстовом документе MS Word крайне не рекомендовано, как минимум, по двум причинам:
- в распечатанном документе текст, расположенный по краям (за пределами области печати), не будет отображаться;
- это считается нарушением с точки зрения документоводства.
И все же, если вам понадобилось полностью убрать поля в текстовом документе, сделать это можно точно так же, как и настроить любые другие параметры (задать значения) для полей.
1. Во вкладке “Макет” нажмите кнопку “Поля” (группа “Параметры страницы” ) и выберите пункт “Настраиваемые поля” .
2. В открывшемся диалоговом окне “Параметры страницы” задайте минимальные значения для верхних/нижних, левых/правых (внутри/снаружи) полей, например, 0,1 см .
3. После того, как вы нажмете “ОК” и начнете писать в документе текст или вставите его, он будет расположен от края до края, от верха до низа листа.
На этом все, теперь вы знаете, как сделать, изменить и настроить поля в Ворде 2010 — 2016. Инструкция, описанная в этой статье, точно так же будет применима и к более ранним версиям программы от Майкрософт. Желаем вам высокой продуктивности в работе и достижения поставленных целей в обучении.
Надежда Баловсяк
При создании документа в Microsoft Word на основе шаблона в новый документ вставляется неизменяемый текст, который присутствует во всех документах. А в каждый документ пользователь добавляет тот текст, которыми документы между собой отличаются. Например, если это шаблон справки о заработной плате, то неизменяемый текст шаблона содержит текст справки, а в каждый создаваемый на основе шаблона документ вставляется фамилия человека, которому справка будет выдана и непосредственные данные о его зарплате.
Некоторые средства текстового редактора Word позволяют упростить заполнение изменяемых полей и запретить изменение стандартной части, что очень удобно при работе со сложными шаблонами.
В любом случае, при создании нового шаблона в нем необходимо разместить неизменяемый текст. Его просто набирают и размещают соответствующим образом на странице.
Для упрощения ввода изменяемых данных в шаблоне размещают поля для ввода текста. Для этого необходимо отобразить в окне редактора панель инструментов "Формы", на которой размещены необходимые для формирования шаблона элементы. Сделать это можно выбрав "Вид -> Панели инструментов -> Формы".
Первая кнопка "Текстовое поле" панели инструментов "Формы" позволяет вставить в шаблон поле, в которое пользователь будет вводить текст. Двойной щелчок мышки по вставленному полю отобразит окно его свойств. Здесь можно задать текст, отображаемый по умолчанию во вставленном поле при создании документа, а также длину и формат текста. Используя кнопку "Текст справки" можно настроить отображение информации в строке состояния или в окне после нажатия клавиши "F1".
Если для заполнения поля можно использовать список значений, воспользуйтесь кнопкой "Поле со списком" панели инструментов "Формы". Сформировать список необходимо в окне свойств поля, получить которое можно также двойным нажатием мышкой на вставленном поле. Значения задаются в поле "Элемент списка", после ввода которых необходимо нажать "Enter" или воспользоваться кнопкой "Добавить". Сформированный список можно просмотреть в поле "Список". Информацию о поле можно задать так же используя кнопку "Текст справки".
Поле, которое может принимать одно из двух значений ("Включено/Выключено" или "Да/Нет") можно задать с помощью элемента "Флажок". В окне свойств этого элемента задается его размер и состояние по умолчанию.
Окно свойств объекта "Флажок".
Кроме этих полей, в шаблон можно добавлять таблицу и рамку, для этих элементов предназначены свои поля на панели инструментов "Формы".
Кнопка "Затенение полей формы" предназначена для выделения добавленных в шаблон полей, в этом случае их легко отличить от обычного текста, размещенного в шаблоне.
После того, как все поля в шаблон добавлены, его можно защитить от изменений. Для этого предназначена кнопка "Защита формы", после нажатия которой в шаблоне и во всех документах, базирующихся на нем, можно будет размещать текст только во вставленных полях.
Для защиты от изменений неизменяемой части шаблона воспользуйтесь кнопкой "Защита формы".
Создавать формы в Microsoft Word легко. Трудности начинаются, когда Вы решаете создать заполняемые формы, которые можно будет разослать людям, чтобы они их заполнили. В этом случае MS Word поможет решить вашу задачу: будь то форма для сбора информации о людях или опрос для получения обратной связи от пользователей о программном обеспечении или о новом товаре.
Включаем вкладку «Разработчик»
Чтобы создавать заполняемые формы, сначала нужно активировать вкладку Developer (Разработчик). Для этого откройте меню File (Файл) и кликните по команде Options (Параметры). В появившемся диалоговом окне откройте вкладку Customize Ribbon (Настроить ленту) и выберите Main Tabs (Основные вкладки) из выпадающего списка.
Поставьте галочку в строке Developer (Разработчик) и нажмите ОК .
Теперь на ленте появилась новая вкладка.
Быть или не быть Шаблону?
Есть два варианта, с которых можно начать создавать формы. Первый проще, при условии, что Вы подберёте подходящий шаблон. Чтобы найти шаблоны, откройте меню File (Файл) и нажмите New (Создать). Вы увидите множество шаблонов, готовых для скачивания. Остаётся лишь кликнуть по Forms (Формы) и отыскать нужный шаблон среди предложенных.
Когда найдёте подходящий шаблон, загрузите его и редактируйте форму, как пожелаете.
Это самый простой путь, но может случиться так, что Вы не найдёте подходящий шаблон среди предложенных. В этом случае можно создать форму из черновика. Сперва откройте настройки шаблонов, но вместо уже готовой формы выберите My Templates (Мои шаблоны).
Выберите Template (Шаблон) и кликните по ОК , чтобы создать чистый шаблон. В завершение нажмите Ctrl+S , чтобы сохранить документ. Назовём его Form Template 1 .
Наполняем форму элементами
Теперь у Вас есть пустой шаблон, значит уже можно добавлять информацию в форму. Форма, которую мы создадим в этом примере, – это простой опросник для сбора информации о людях, которые будут его заполнять. Первым делом вставьте основные вопросы. В нашем случае мы будем узнавать следующую информацию:
- Name (Имя) – обычный текст
- Age (Возраст) – раскрывающийся список
- D.O.B. (День Рождения) – выбор даты
- Sex (Пол) – чек-бокс
- Zip Code (Почтовый индекс) – обычный текст
- Phone Number (Номер телефона) – обычный текст
- Favorite Primary Color and why (Какой любимый цвет и почему) – поле со списком
- Best Pizza Toppings (Любимая начинка пиццы) – чек-бокс и обычный текст
- What is your dream job and why? Limit your answer to 200 words (О какой работе Вы мечтаете и почему) – форматированный текст
- What type of vehicle do you drive? (Какой у Вас автомобиль) – обычный текст
Чтобы приступить к созданию различных вариантов элементов управления, откройте вкладку Developer (Разработчик), которую Вы добавили ранее, и в разделе Controls (Элементы управления) выберите Design Mode (Режим конструктора).
Текстовые блоки
Для любых вопросов, требующих ответа в форме текста, можно вставить текстовые блоки. Это делается при помощи:
- Rich Text Content Control (Элемент управления содержимым “форматированный текст”) – пользователь может настраивать форматирование
- Plain Text Content Control (Элемент управления содержимым “обычный текст”) – допускается только обычный текст без форматирования.
Давайте создадим поле для ответа форматированным текстом на вопрос 9, а затем поле для ответа обычным текстом на вопросы 1, 5, 6 и 10.
Не забывайте, что можно изменять текст в поле элемента управления содержимым, чтобы он соответствовал вопросу. Для этого кликните по полю и введите текст. Результат показан на изображении выше.
Добавляем выбор даты
Если Вам нужно добавить дату, можно вставить Date Picker Content Control (Элемент управления содержимым “выбор даты”). Используем этот элемент для вопроса 3.
Вставляем раскрывающийся список
Для вопросов, подразумевающих единственный ответ (например, вопрос 2), удобно использовать раскрывающийся список. Вставим простой список и заполним его возрастными диапазонами. Разместите поле элемента управления содержимым, кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите пункт Properties (Свойства). В появившемся диалоговом окне Content Control Properties (Свойства элемента управления содержимым) нажмите Add (Добавить), чтобы добавить в список возрастные диапазоны.
Когда закончите, у Вас должно получиться примерно то, что изображено на рисунке ниже. При этом режим конструктора нужно отключить!
Ещё можно использовать Combo Box (Поле со списком), в котором легко составить список из любых нужных элементов. При необходимости пользователь сможет ввести дополнительный текст. Давайте вставим поле со списком для вопроса 7. Так как мы будем использовать этот элемент, пользователи смогут выбрать один из предложенных вариантов и ввести ответ, почему им нравится выбранный цвет.
Вставляем чек-боксы
Для ответа на четвёртый вопрос вставим чек-боксы. Для начала нужно ввести варианты ответов (male – мужчина; female – женщина). Затем добавить элемент управления содержимым Check box (Флажок) рядом с каждым вариантом ответа:
Повторите это действие для любого вопроса, который подразумевает один или несколько вариантов ответа. Мы добавим чек-бокс к ответу на вопрос 8. Кроме того, чтобы пользователь мог указать вариант начинки пиццы, которого нет в списке, мы добавим элемент управления содержимым Plain Text (Обычный текст).
В заключение
Готовая пустая форма с включённым и с выключенным режимом конструктора должна выглядеть, как на рисунках ниже.
Режим конструктора включен:
Режим конструктора выключен:
Поздравляем! Вы только что освоили основные приёмы создания интерактивных форм. Вы можете отправить файл DOTX людям, и когда они его запустят, он автоматически откроется как обычный документ Word, который можно заполнить и отправить обратно.
Статьи по теме
