Как прописать формулу в Excel: пошаговая инструкция, особенности и рекомендации. Как делается создание формул в Excel
С момента своего появления в составе пакета Office Эксель стал постоянным рабочим инструментом для тех, кто занимается анализом и структурированием данных . С годами благодаря постоянной разработке и улучшениям этого продукта пользоваться им смогли все - от «продвинутых» до самых обычных людей. Курс на упрощение работы с данными от Microsoft выражается в постоянном упрощении методов работы с сохранением функционала, так что вполне объяснимо, что в руках пользователя Excel становится мощнейшим инструментом.
Для проведения расчётов используют готовые функции
Тем не менее, многие функции пока что не получается упростить. Это не значит, что они потребуют от вас навыков программирования или знания высшей математики. Хотя написание макросов и может предъявить вам такие условия, но у них в принципе высокий порог вхождения. Большую часть функционала Office вы в состоянии использовать с помощью кликов мышью и коротких команд с клавиатуры.
Для обработки значений и их диапазонов - от банальной суммы до методов математической статистики вроде медианы или моды - используются формулы. Это очень гибкий и при этом достаточно простой инструмент, который широко используется наряду с условным форматированием при создании таблиц с данными. В самом простом случае для записи формулы в ячейку используется обычный текстовый ввод. Чтобы провести, например, сложение значений из нескольких полей, можно прямо в ячейке написать «=СУММ()» и в скобках указать адреса значений через точку с запятой. Или, если они расположены рядом друг с другом, указать начальную и конечную через двоеточие. А чтобы закрепить в этой формуле ячейку, например, чтобы не менялись столбец или строка при копировании формулы в другую, поставьте перед нужным символом знак «$». Тогда Эксель не будет менять этот экранированный символ, при этом меняя другие.
В принципе можно так ввести любую формулу. Так как Excel поддерживает текстовый ввод, нужно только заранее знать нужные значения, которые вы туда подставите. Но если для простых действий это приемлемо, то для более-менее сложных это уже затруднительно, так как придётся запоминать слишком уж много параметров. Поэтому легче использовать встроенный в программу конструктор формул. Для того чтобы его вызвать, нужно нажать на кнопку в верхней части страницы, слева от поля ввода значения в ячейку.
Появится диалоговое окно, в котором пользователь сможет создать правило обработки данных . В левой части окна есть список упорядоченных по категориям формул. Есть математические, статистические, текстовые группы и т. д. Выбрав нужную, щёлкните по ней левой кнопкой мыши. В правой части диалогового окна будет отображена форма заполнения значений. В ней вы сможете указать диапазоны данных или конкретные одиночные адреса. Чтобы это сделать, нажмите в правой части поля ввода кнопку выделения, окно свернётся, и вы получите доступ к рабочей части листа Excel. Так как в этом режиме можно выбирать как одиночные значения, так и их диапазоны, ввести нужные значения не составит труда. После этого снова нажмите ту же кнопку, и окно восстановит прежний размер. Если в формуле требуется не один набор данных, а несколько, то повторите описанную процедуру требуемое количество раз.
В этом поле, кстати, правила экранирования также работают. Поэтому если вы потом содержимое этой ячейки будете распространять и на другие, и при этом хотите сохранить значения данных, не забудьте поставить в нужные места знак доллара.
Когда ввод в конструкторе будет завершён, нажмите ОК. На этом этапе Excel проверяет введённые значения на соответствие типов и на другие ошибки, поэтому может выкинуть текст ошибки. По нему вы сможете понять, что именно нужно изменить, чтобы формула работала так, как вы от неё ожидаете. Если же ошибок не будет, окно закроется, а в ячейке появится значение. Иногда бывает так, что какой-то из указанных диапазонов ещё не заполнен, но присвоенный ячейке тип содержимого соответствует нужному. Тогда на этапе проверки ошибок не будет, но и значение будет подсчитано без него, так что будьте внимательны.
Программа Microsoft Excel Office имеет в себе множество удобных функций, которые помогают не заниматься долгими расчётами перед внесением данных в таблицы или диаграммы. Для подсчёта некоторых значений, например сложения, вычитания, отношения и других, можно использовать изначально заданные формулы. Их вы можете внести самостоятельно либо выбрать из списка уже существующих. Научитесь вставлять формулу поэтапно в этой статье.
Откройте программу Эксель. Перед вами будет рабочая область, удостоверьтесь, что вкладка “Главная” открыта. В пустой строке, расположенной между шапкой программы и её рабочей областью, вы увидите поле для ввода формулы, она вам понадобится после ввода аргументов, то есть, чисел, которые нужно посчитать.
Теперь вы знаете как именно создать формулу в программе Эксель и посмотреть их расшифровку в мастере функций.
Одной из основных возможностей программы Microsoft Excel является возможность работы с формулами. Это значительно упрощает и ускоряет процедуру подсчета общих итогов, и отображения искомых данных. Данный инструмент является своеобразной фишкой приложения. Давайте разберемся, как создать формулы в программе Microsoft Excel, и как работать с ними.
Самыми простыми формулами в программе Microsoft Excel являются выражения арифметических действий между данными расположенными в ячейках. Для того, чтобы создать подобную формулу, прежде всего, ставим знак равенства в ту ячейку, в которую предполагается выводить полученный результат от арифметического действия. Либо можно встать на ячейку, и вставить знак равно в строку формул. Эти действия равнозначны, и автоматически дублируются.
Затем выделяем определенную ячейку, заполненную данными, и ставим нужный арифметический знак («+», «-», «*»,«/», и т.д.). Эти знаки называются операторами формул. Выделяем следующую ячейку. Так повторяем до тех пор, пока все ячейки, которые нам требуются, не будут задействованы. После того, как выражение будет, таким образом, введено полностью, для того, чтобы просмотреть результат вычислений, жмем на кнопку Enter на клавиатуре.
Примеры вычислений
Допустим, у нас есть таблица, в которой указано количество товара, и цена его единицы. Нам нужно узнать общую сумму стоимости каждого наименования товара. Это можно сделать путем умножения количества на цену товара. Становимся курсором в ячейку, где должна будет отображаться сумма, и ставим там знак равно (=). Далее, выделяем ячейку с количеством товара. Как видим, ссылка на неё сразу же появляется после знака равно. Затем, после координат ячейки, нужно вставить арифметический знак. В данном случае, это будет знак умножения (*). Далее, кликаем по ячейке, где размещаются данные с ценой единицы товара. Арифметическая формула готова.
Чтобы просмотреть её результат, просто жмем на клавиатуре кнопку Enter.
Для того, чтобы не вводить данную формулу каждый раз для вычисления общей стоимости каждого наименования товара, просто наводим курсор на правый нижний угол ячейки с результатом, и тянем вниз, на всю область строк, в которых расположено наименование товара.
Как видим, формула скопировалось, и общая стоимость автоматически рассчиталась для каждого вида товара, согласно данным о его количестве и цене.
Таким же образом, можно рассчитывать формулы в несколько действий, и с разными арифметическими знаками. Фактически, формулы Excel составляются по тем же принципам, по которым выполняются обычные арифметические примеры в математике. При этом, используется практически тот же синтаксис.
Усложним задачу, разделив количество товара в таблице на две партии. Теперь, чтобы узнать общую стоимость, нам нужно прежде сложить количество обеих партий товара, и, затем, полученный результат умножить на цену. В арифметике подобные действия выполнятся с использованием скобок, иначе первым действием будет выполнено умножение, что приведет к неправильному подсчету. Воспользуемся скобками, и для решения данной задачи в программе Excel.
Итак, ставим знак равно (=) в первой ячейке столбца «Сумма». Затем открываем скобку, кликаем по первой ячейке в столбце «1 партия», ставим знак плюс (+), кликаем по первой ячейки в столбце «2 партия». Далее, закрываем скобку, и ставим знак умножить (*). Кликаем, по первой ячейке в столбце «Цена». Таким образом, мы получили формулу.
Кликаем на кнопку Enter, чтобы узнать результат.
Таким же образом, как и в прошлый раз, с применением способа перетягивания, копируем данную формулу и для других строк таблицы.
Нужно заметить, что не обязательно все данные формулы должны располагаться в соседних ячейках, или в границах одной таблицы. Они могут находиться в другой таблице, или даже на другом листе документа. Программа все равно корректно подсчитает результат.
Калькулятор
Хотя, основной задачей программы Microsoft Excel является вычисление в таблицах, но приложение можно использовать, и как простой калькулятор. Просто, ставим знак равно, и вводим нужные действия в любой ячейке листа, или действия можно написать в строке формул.
Для получения результата жмем на кнопку Enter.
Основные операторы Excel
К основным операторам вычислений, которые применяются в программе Microsoft Excel, относятся следующие:
- = («знак равенства») – равно;
- + («плюс») – сложение;
- — («минус») – вычитание;
- («звездочка») – умножение;
- / («наклонная черта») – деление;
- ^ («циркумфлекс») – возведение в степень.
Как видим, программа Microsoft Excel предоставляет полный инструментарий пользователю для выполнения различных арифметических действий. Данные действия могут выполняться, как при составлении таблиц, так и отдельно для вычисления результата определенных арифметических операций.
В этом уроке мы разберем, как создать сложную формулу в Excel, а также рассмотрим типичные ошибки, возникающие у начинающих пользователей по невнимательности. Если Вы совсем недавно работаете в Excel, то советуем сначала обратиться к уроку, где мы обсуждали создание простых формул .
Как создать сложную формулу в Excel
В приведенном ниже примере, мы продемонстрируем, каким образом Excel вычисляет сложные формулы, опираясь на порядок выполнения операций. В данном примере мы хотим вычислить величину налога с продаж за услуги по питанию. Чтобы это осуществить, запишем следующее выражение в ячейке D4: =(D2+D3)*0,075 . Эта формула сложит стоимость всех позиций счета, а затем умножит на размер налога с продаж 7,5% (записанный как 0,075).
Excel придерживается порядка действий и сначала складывает значения в скобках: (44.85+39.90)=$84.75 . Затем умножает это число на налоговую ставку: $84.75*0.075 . Результат вычислений показывает, что налог с продаж составит $6.36 .
Чрезвычайно важно вводить сложные формулы с верным порядком действий. Иначе расчеты Excel могут оказаться неточными. В нашем случае при отсутствии скобок, в первую очередь выполняется умножение, и результат будет неверным. Скобки являются лучшим способом определения порядка вычислений в Excel.
Создание сложных формул, используя порядок действий
В примере ниже мы воспользуемся ссылками совместно с количественными данными для создания сложной формулы, которая вычислит полную стоимость по счету за обеспечение питанием. Формула вычислит стоимость каждого пункта меню, а затем сложит все значения вместе.
Вы можете добавить скобки в любую формулу, чтобы упростить ее восприятие. Несмотря на то, что в данном примере это не изменит результат вычислений, мы все равно можем заключить умножение в скобки. Этим мы уточним, что оно выполняется до сложения.
Excel не всегда предупреждает об ошибках в формуле, поэтому Вам необходимо самостоятельно проверять все Ваши формулы. Чтобы узнать, как это можно сделать, изучите урок Проверка формул.
Вводить формулу надо со знака равенства. Это надо для того, чтобы Excel понял, что в ячейку вводится именно формула, а не данные.
Выделим произвольную ячейку, например А1. В строке формул введем =2+3 и нажмем Enter. В ячейке появится результат (5). А в строке формул останется сама формула.
Поэкспериментируйте с различными арифметическими операторами: сложения (+), вычитания (-), умножения (*), деления (/). Чтобы их правильно использовать надо четко представлять их приоритет.
- В первую очередь выполняются выражения внутри скобок.
- Умножение и деление имеют более высокий приоритет чем сложение и вычитание.
- Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо.
Мой вам совет - ИСПОЛЬЗУЙТЕ СКОБКИ. В этом случае вы обезопасите себя от случайной ошибки в вычислениях с одной стороны, а с другой - скобки значительно облегчают чтение и анализ формул. Если в формуле количество закрывающих и открывающих скобок не совпадает, Excel выдаст сообщение об ошибке и предложит вариант ее исправления. Сразу после ввода закрывающей скобки Excel отображает жирным шрифтом (или другим цветом) последнюю пару скобок, что очень удобно при наличии в формуле большого количества скобок.
Теперь давайте попробуем поработать с использованием в формулах ссылок на другие ячейки.
Введите в ячейку А1 число 10, а в ячейку А2 - число 15. В ячейке А3 введите формулу =А1+А2. В ячейке А3 появится сумма ячеек А1 и А2 - 25. Поменяйте значения ячеек А1 и А2 (но не А3!). После смены значений в ячейках А1 и А2 автоматически пересчитывается значение ячейки А3 (согласно формулы).
Дабы не ошибиться при вводе адресов ячеек, можно использовать при вводе ссылок мышь. В нашем случае надо проделать следующее:
- Выделить ячейку А3 и ввести в строке формул знак равенства.
- Щелкнуть на ячейке А1 и ввести знак плюс.
- Щелкнуть на ячейке А2 и нажать Enter.
Результат будет аналогичным.
Относительные, абсолютные и смешанные ссылки
Чтобы лучше разобраться в различиях ссылок, давайте поэкспериментируем.
- А1 - 20 В1 - 200
- А2 - 30 В2 - 300
В ячейку А3 введите формулу =А1+А2 и нажмите Enter.
Теперь установите курсор на правый нижний угол ячейки А3, нажмите правую кнопку мыши и протяните на ячейку В3 и отпустите кнопку мыши. Появится контекстное меню, в котором надо выбрать "Копировать ячейки".
После этого значение формулы из ячейки А3 будет скопировано в ячейку В3. Активизируйте ячейку В3 и посмотрите какая формула получилась - В1+В2. Почему так получилось? Когда мы записали в ячейке А3 формулу А1+А2, Excel интерпретировал эту запись так: "Взять значения из ячейки, расположенной в текущем столбце на две строки выше и сложить со значением ячейки, расположенной в текущем столбце на одну строку выше". Т.е. скопировав формулу из ячейки А3, например, в ячейку С43, мы получим - С41+С42. Вот в этом прелесть относительных ссылок, формула как бы сама подстраивается под наши задачи.
Введите в ячейки следующие значения:
- А1 - 20 В1 - 200
- А2 - 30 В2 - 300
- Введите в ячейку С1 число 5.
В ячейку А3 введите следующую формулу =А1+А2+$C$1. Аналогичным образом скопируйте формулу из А3 в В3. Посмотрите что получилось. Относительные ссылки "подстроились" под новые значения, а вот абсолютная - осталась неизменной.
Попробуйте теперь сами поэкспериментировать со смешанными ссылками и посмотрите как они работают. Можно ссылаться на другие листы той же книги точно так, как и на ячейки текущего листа. Даже можно ссылаться на листы других книг. В этом случае ссылка будет называться внешней ссылкой.
Например, чтобы записать в ячейку А1 (Лист 1) ссылку на ячейку А5 (Лист2), надо проделать следующее:
- выделить ячейку А1 и ввести знак равенства;
- щелкните на ярлыке "Лист 2";
- щелкните на ячейке А5 и нажмите клавишу ввода;
- после этого будет активизирован опять Лист 1 и в ячейке А1 появится следующая формула =Лист2!А5.
Редактирование формул происходит аналогично редактированию текстовых значений в ячейках. Т.е. надо активизировать ячейку с формулой выделением или двойным щелчком мыши, а затем произвести редактирование, используя, при необходимости, клавиши Del, Backspace. Фиксация изменений выполняется клавишей Enter.
Использование текста в формулах
С текстовыми значениями можно выполнять математические операции, если текстовые значения содержат только следующие символы:
Цифры от 0 до 9 , + - е Е /
Еще можно использовать пять символов числового форматирования:
$ % () пробел
При этом текст должен быть заключен в двойные кавычки.
Неправильно: =$55+$33
Правильно: ="$55"+$"33"
При выполнении вычислений Excel преобразует числовой текст в числовые значения, так результатом вышеуказанной формулы будет значение 88.
Для объединения текстовых значений служит текстовый оператор & (амперсанд). Например, если ячейка А1 содержит текстовое значение "Иван", а ячейка А2 - "Петров", то введя в ячейку А3 следующую формулу =А1&А2 , получим "ИванПетров".
Для вставки пробела между именем и фамилией надо написать так =А1&" "&А2 .
Амперсанд можно использовать для объединения ячеек с разными типами данных. Так, если в ячейке А1 находится число 10, а в ячейке А2 - текст "мешков", то в результате действия формулы =А1&А2 , мы получим "10мешков". Причем результатом такого объединения будет текстовое значение.
Статьи по теме
