Как в экселе сделать специальную вставку. Excel: Специальная вставка
Использование таблиц Excel, вне зависимости от версии, значительно упрощает работу с числовыми значениями. Поэтому Excel – одна из незаменимых настольных программ экономистов, бухгалтеров, менеджеров по закупкам и продажам.
Одной из интересных и полезных функций таблиц Excel является «Специальная вставка». Эта операция помогает вычислять значения в базовых ячейках чисел. Благодаря этому не требуется путаться в столбцах или строках, заполнять много места числами или записывать их.
Специальная вставка в ExcelИспользуя специальную вставку в Excel можно за одну операцию умножить, прибавить, разделить или вычесть множество значений. Все предельно просто, заключается, по сути, в двух функциях – «Копировать» и «Вставить».
Специальная вставка позволяет существенно расширить возможности этих самых популярных операций:
- копировать значения без формул;
- вставлять формулу из другой ячейки, сохранять формат исходной;
- массово складывать, делить, вычитать и умножать заданные значения;
- копировать и вставлять примечания из другой ячейки;
- переносить форматы;
- копировать заданную ширину другого столбца;
- переносить условные форматы ячеек;
- транспонировать таблицы.
Также, благодаря специальной вставке, можно сочетать все перечисленные операции.
Сложение и другие математические операцииПопробуем сложить несколько значений с использованием специальной вставки. Для этого открываем новую таблицу Excel. В столбце «А» вводим ряд числовых значений. Для простоты примера возьмем круглые числа: 100, 200, 300, 400, 500. Допустим, нам ко всем им необходимо прибавить число 18.
В этом случае в отдельной ячейке ставим цифру 18 и нажимаем «Ввод». После этого наводим курсор на эту ячейку и кликаем по ней правой кнопкой мыши. Выбрав функцию «Копировать», переходим к работе со столбцом «А». Для того чтобы прибавить 18 ко всем имеющимся базовым значениям, удерживая нажатой левую кнопку мыши, выделяем весь столбец «А» с цифрами. После этого кликаем по нему уже правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем специальную вставку. Нам открывается дополнительное функциональное окно, в котором будут предложены:
- действия, которые можно производить с числами;
- различные манипуляции со значениями и форматами скопированных ячеек.
В меню «Вставить» необходимо выбрать и поставить указатель на пункте «Все» (если требуется прибавить указанное число ко всем имеющимся значениям). А в списке «Операция» выбрать «Сложить». После этого, не устанавливая больше нигде галочек, нажимаем кнопку «ОК».
Смотрим результат. Получилось, что в каждой из ячеек число увеличилось на 18: 118, 218, 318, 418, 518.
Точно так же выполняются и другие команды. Только указатель во втором пункте меню переставляется на:
- умножить;
- разделить;
- сложить;
- вычесть.
Все остальное остается без изменений.
ФорматированиеПопробуем отформатировать ячейки. Для этого выделяем значения в одном столбце и, как в варианте со сложением, кликаем правой кнопкой мыши, вызывая меню. Там выбираем «Копировать». После того как значения скопируются в буфер обмена, они будут выделены пунктирной динамичной рамкой. Затем выбираем столбец, который надо отформатировать в заданном стиле. Выделяем все нужные ячейки из этого столбца, после чего кликаем правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем «Специальная вставка». А в открывшемся окне ставим указатель возле раздела «Форматы», после чего нажимаем кнопку «ОК». Поздравляем, указанные ячейки отформатированы!
Благодаря функции «Специальной вставка» работа с таблицей займет меньше времени, даже при серьезных и масштабных вычислительных операциях. После того как таблица сформирована, ее можно посмотреть, выбрав пункт «Предварительный просмотр» в основном меню, а затем распечатать ее.
Word для Office 365 Outlook для Office 365 PowerPoint для Office 365 Access для Office 365 Word 2019 Outlook 2019 PowerPoint 2019 Access 2019 Word 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Access 2016 Visio 2013 Word 2013 Outlook 2013 PowerPoint 2013 Access 2013 Word 2010 Outlook 2010 PowerPoint 2010 Access 2010 Visio 2010 Word 2007 Outlook 2007 PowerPoint 2007 Access 2007 Word Starter 2010 Меньше
Вы можете задать форматирование при вставке слайдов, текста, рисунков, объектов и таблиц из других программ или Интернета в приложения Office, например Access, Word, PowerPoint, Excel и Outlook.
С помощью специальной вставкиКак рисунки и другие объекты, текст в презентации с собственный форматированием - например, размер шрифта, цвета и шрифта. При копировании текста, который имеет разное форматирование в приложении Office, программы, например PowerPoint или Word, автоматически изменяет формат этот текст в соответствии с текстом назначения. Тем не менее воспользуйтесь Специальная вставка сохранить исходное форматирование и вставить их в виде ссылки или изображения, например.
ВставкаЧтобы задать формат для вставленного слайда, текста или объекта, нажмите кнопку Вставьте , а затем выберите одно из значений, указанных в списке Формат ниже.
|
Форматированный текст |
|
|
Неформатированный текст |
Вы хотите использовать форматирование программы Office, в которую вставляется текст. |
|
Графический объект Microsoft Office |
Вы хотите, чтобы содержимое буфера обмена выводилось как объект-рисунок Microsoft Office. |
|
Картинка (GIF) |
Вы хотите, чтобы содержимое буфера обмена выводилось как рисунок GIF. В формате файлов GIF поддерживается только 256 цветов, поэтому он больше подходит для отсканированных изображений, например иллюстраций, и меньше для цветных фотографий. Формат GIF также хорошо подходит для чертежей, черно-белых изображений, мелкого текста и анимаций. |
|
Рисунок (JPEG) |
Вы хотите, чтобы содержимое буфера обмена выводилось как рисунок JPEG.  Формат файлов JPEG поддерживает 16 млн цветов и лучше всего подходит для фотографий и сложной графики |
|
Рисунок (PNG) |
Вы хотите, чтобы содержимое буфера обмена выводилось как рисунок PNG. Формат файлов PNG похож на GIF, но обеспечивает лучшую поддержку цвета. PNG сжимает сплошные участки цвета при сохранении четкости деталей в набросках, логотипах или иллюстраций с текстом. Сохранение, восстановление и повторное сохранение изображения PNG происходят без потери качества. В отличие от GIF, формат PNG не поддерживает анимацию. Кроме того, некоторые устаревшие браузеры и приложения не поддерживают PNG. |
|
Рисунок (метафайл Windows) |
Вы хотите, чтобы содержимое буфера обмена выводилось как рисунок WMF. |
|
Рисунок (расширенный метафайл) |
Вы хотите, чтобы содержимое буфера обмена выводилось в формате EMF. |
|
Рисунок (DIB) |
Вы хотите, чтобы содержимое буфера обмена выводилось в формате DIB. Например, вы можете сохранить слайд как графический объект, чтобы использовать его на веб-страницах. Формат DIB - это представление графического объекта в памяти компьютера в виде строк и столбцов точек. Значение каждой точки (заполнена оно или нет) записывается в одном или нескольких битах данных. |
|
Точечный рисунок |
Вы хотите, чтобы содержимое буфера обмена выводилось как точечный рисунок. Формат Microsoft Windows BMP может отображать миллионы цветов. Так как он поддерживается многими программами, рекомендуется использовать его, если у человека, которому вы предоставляете рисунок, может не быть приложения, в котором вы создали изображение. |
Примечание: Параметр Связать будет недоступен, если вырезать или скопировать содержимое из документа, который не поддерживает его, а также если документ, на который вы пытаетесь создать ссылку, еще не сохранен.
Чтобы значок приложения OLE вместо фактического содержимого, установите флажок В виде значка . Вы можете щелкнуть значок, чтобы открыть приложение и просмотреть содержимое. Флажок В виде значка доступен только при использовании параметра Связать или при вставке содержимого в качестве объекта OLE. Вы можете изменить значок для вставленного содержимого.
Специальное копирование данных между файлами в Excel включает в себя команду Специальная вставка в меню Правка. В отличие от обычного копирования данных с помощью команды Вставить команда Специальная вставка может быть использована для вычислений и преобразования информации, а также для связывания данных рабочих книг Excel (эти возможности будут рассмотрены в следующей главе).
Команда Специальная вставка часто используется и для копирования атрибутов форматирования ячейки.
1. Выделите ячейку или ячейки для копирования.
2. Выберите Правка, Копировать.
3. Выделите ячейку или ячейки, в которые будут помещены исходные данные.
4. Выберите Диалоговое окно Специальная вставка содержит несколько параметров для вставки данных (рис. 1).
Рис. 1. Специальная вставка
5. Установите необходимые параметры, например форматы (при копировании форматов изменяется только форматирование, а не значение ячеек).
6. Выберите ОК .
Первая группа параметров диалогового окна Специальная вставка позволяет выбрать содержимое или атрибуты форматирования, которые необходимо вставлять. При выборе параметра Все вставляются содержимое и атрибуты каждой копируемой ячейки на новое место. Другие варианты позволяют вставлять разные комбинации содержимого и/или атрибутов.
Вторая группа параметров применяется только при вставке формул или значений и описывает выполняемые операции над вставляемой информацией в ячейки, которые уже содержат данные (табл. 1).
Таблица 1. Параметры команды Специальная вставка
| Параметр | Результат вставки |
| Сложить | Вставляемая информация будет складываться с существующими значениями |
| Вычесть | Вставляемая информация будет вычитаться из существующих значений |
| Умножить | Существующие значения будут умножены на вставляемую информацию |
| Разделить | Существующие значения будут поделены на вставляемую информацию |
| Пропускать пустые ячейки | Можно выполнить действия только для ячеек, содержащих информацию, т. е. при специальном копировании пустые ячейки не разрушат существующие данные |
| Транспонировать | Ориентация вставляемой области будет переключена со строк на столбцы и наоборот |
Выбор Нет означает, что копируемая информация просто замещает содержимое ячеек. Выбирая другие варианты операций, получим, что текущее содержимое будет объединено со вставляемой информацией и результатом такого объединения будет новое содержимое ячеек.
Упражнение
Выполнение вычислений с помощью команды "Специальная вставка"
Введите данные, как показано в табл. 2.
Таблица 2. Исходные данные
| А | В | С | D | Е | F | G | Н | |
| 1 | ||||||||
| 2 | 5 | 2 | 1 | 2 | ||||
| 3 | 12 | 3 | 10 | 3 | ||||
| 4 | 8 | 2 | 15 | 4 |
1. Выделите область для копирования А2:А4.
2. Выберите Правка, Копировать.
3. Щелкните ячейку В2 (верхний левый угол области, в которую будут помещены данные).
4. Выберите Правка, Специальная вставка.
5. Установите параметр Умножить.
6. Нажмите ОК. Обратите внимание, что на экране осталась граница области выделения.
7. Щелкните ячейку С2, которая будет началом области вставки.
8. Выберите Правка, Специальная вставка и установите параметр Транспонировать.
9. Скопируйте самостоятельно форматы столбца G в столбец Н и получите табл. 3.
Таблица 3. Результат команды Специальная вставка
| А | B | C | D | Е | F | G | Н | |
| 1 | ||||||||
| 2 | 5 | 10 | 5 | 12 | 8 | 1 | 2 | |
| 3 | 12 | 36 | 10 | 3 | ||||
| 4 | 8 | 16 | 15 | 4 |
Специальная вставка в Excel - это возможность обработки содержимого буфера обмена. При копировании какого-либо объекта Excel позволяет его как-то видоизменить, сделано это для упрощения операций. Те же операции возможно сделать и без специальной вставки, но с ней это делается в один-два клика.
Как это работаетНапример, вы скопировали какую-то таблицу. И Вы хотите ее транспонировать, т.е., поменять строки и столбцы местами. Для этого вы кликаете на то место, куда будете вставлять таблицу, правой кнопкой мыши и вы увидите окно специальной вставки. Делаете свои манипуляции, например, ставите галочку на пункте "транспонировать" и "Ок".
Что можно поменятьЧтобы было проще, давайте разберем, что находится в конкретной ячейке.
Ячейка может содержать формулу, результат которой визуально показан (значение), имеет определенный формат как ячейки, так и текста или числа. Она может иметь примечания, атрибутику (например, или ). Она может быть частью таблицы, которая имеет свою структуру, состоящую из строк и столбцов.
Специальная вставка позволяет оперировать с любым из этих свойств ячейки или таблицы.
Конкретнее давайте посмотрим на примерах:
4-х минутное видео:
Объемы информации, хранящиеся в Excel иногда достигают очень внушительных размеров, имеют различные источники и могут частично себя копировать. При этом, помимо данных, важную роль играет форматирование и формулы таблиц. Всем этим полезно уметь правильно управлять относительно копирования и вставки.
Вставка с веб-страницТекст страниц интернета почти всегда имеет индивидуальный стиль, который сохраняется в буфере обмена и распознается приложением. Но листы Excel могут иметь свое оформление, которое требуется сохранить.
Для примера скопируем курсы валют ЦБ РФ с главной страницы Яндекса на рабочий лист. Изображение показывает, что приложение совсем немного изменило вид, но в общем все сохранилось, как в исходнике.
Повторим вставку, но теперь с учетом конечного форматирования. Найдите на ленте вкладки «Главная» область «Буфер обмена» и раскройте меню параметров вставки, нажав стрелку под иконкой «Вставить».
Будут предоставлены 2 варианта. Первый называется «Сохранить исходное форматирование». Он аналогичен простой вставке. Второй способ именуется «Использовать конечное форматирование», является противоположным первому, но сохраняет расположение элементов относительно друг друга. Т.е. единственное его отличие – это удаление гиперссылок, стиля шрифта, границ, объединения ячеек и прочего.
Еще в меню параметров вставки содержится 2 дополнительных пункта:
- Обновляемый веб-запрос – доступен только при копировании элементов из интернета и позволяет сохранить данные всей веб-страницы по заданным параметрам;
- Специальная вставка – доступна всегда, но имеет разные параметры, в зависимости от источника данных.
Приложение Excel предоставляет гораздо больше способов вставки при внутреннем копировании, по сравнению с переносом из внешних источников. Ниже приведен скрин этих параметров и их описание (порядок сверху слева на право):
- Вставить – простая вставка.
- Вставить формулы – вставляются только формулы. Относительные ссылки сдвигаются.
- Формулы и форматы чисел – аналогичен предыдущему пункту, но сохраняет числовой формат, как в исходных данных.
- Сохранить исходное форматирование – аналогичен первому пункту, т.к. копирует и формулы, и формат, и условное форматирование.
- Без рамок – удаляет границы для скопированных данных, если они имеются. Если границы заданы условным форматированием, то они остаются.
- Сохранить ширину столбцов оригинала – при вставке учитывается ширина исходных ячеек.
- Транспонирование – меняет ориентацию данных таким образом, что столбцы становятся строками, а строки столбцами.
- Объединить условное форматирование – аналогичен простой вставке, но при наличии условного форматирования в исходном и конечном диапазонах, объединяет их.
- Последующие 3 параметра («значения», «значения и форматы чисел» и «значения и исходное форматирование») вставляют результаты ячеек, но, при желании, можно сохранить числовой формат либо все форматирование. Это удобно при копировании диапазонов с формулами;
- Форматирование – вставка только форматирования, включая условное;
- Вставить связь – устанавливает ссылки на исходный диапазон;
- Рисунок – Excel создаст изображение скопированных данных;
- Связанный рисунок – отличается от предыдущего пункта обновлением при изменении исходных данных.
Для отображения содержимого буфера обмена на главной вкладке кликнете по стрелочке, расположенной в нижнем правом углу одноименной области. Откроется панель, в которой будут отображены скопированные элементы, если таковые имеются. Скорее всего, там будут показаны последние данные.
Статьи по теме
